Okres składania wniosków o tzw. gruszę się już (s)kończy(ł), można więc mi zarzucić refleks szachisty. Jednak już za pół roku pojawi się tzw. karpiowe. Można więc powiedzieć, że jestem pierwszy 🙂
Od maja 2019 obowiązuje nowa ustawa, której pełna nazwa jest, jak zwykle przy RODO, tak ciekawa, że aż zacytuję: Ustawa z dnia 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U. 2019 poz. 730)
Pisemne upoważnienia i okres przechowywania
Ustawa ta wprowadza wiele zmian, w tym zmiany w ustawie o ZFŚS o następującej treści:
Art. 27. W ustawie z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1316, 1608, 1669 i 2435) w art. 8: 1) po ust. 1 dodaje się ust. 1a–1d w brzmieniu:
„1a. Udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu, w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z Funduszu i ustalenia ich wysokości, następuje w formie oświadczenia. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Potwierdzenie może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.
1b. Do przetwarzania danych osobowych dotyczących zdrowia, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy.
1c. Pracodawca przetwarza dane osobowe, o których mowa w ust. 1a, przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z Funduszu oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń.
1d. Pracodawca dokonuje przeglądu danych osobowych, o których mowa w ust. 1a, nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. Pracodawca usuwa dane osobowe, których dalsze przechowywanie jest zbędne do realizacji celu określonego w ust. 1a i 1c.”;
Jak widać, zmiany nie są jakieś ogromne.
- Po pierwsze, wprowadzono jasno wymienione prawo pracodawcy do żądania udokumentowania sytuacji życiowej, w tym zdrowotnej.
- Po drugie, o ile przetwarzamy tematy właśnie zdrowotne (art. 9.1. RODO), osoby tego dokonujące muszą mieć pisemne upoważnienie i złożyć oświadczenie o poufności. Takie dokumenty zwyczajowo wydaje się w JST nawet dla osób przetwarzających dane zwykłe (art. 6 RODO), ale warto sprawdzić, czy faktycznie takie upoważnienia zostały nadane.
- Po trzecie i czwarte, należy ubrać pracownika odpowiedzialnego za ZFŚS w zadanie sprawdzania czy dane z tych oświadczeń nie są przetwarzane zbyt długo. Ile to jest zbyt długo – tu już specjalista od księgowości powinien się wypowiedzieć, bo jak zapisano w 1c, ma to być przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z Funduszu oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń. A więc trzeba określić jaki to jest okres niezbędny do dochodzenia praw i roszczeń wobec ZFŚS.
Regulamin ZFŚS
ust. 2 otrzymuje brzmienie:
„2. Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu, z uwzględnieniem ust. 1–1b, oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym zgodnie z art. 27 ust. 1 albo art. 30 ust. 6 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 263). Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.”.
Teraz najważniejsza rzecz – należy się zastanowić, jak wygląda Państwa regulamin ZFŚS. Bowiem różne są regulaminy, różne są metody wyznaczania wypłat i różne też dane różne placówki zbierają. Jak już wspomniałem wcześniej, art. 1a daje jasne prawo pracodawcy to zbierania takich danych, ale powinno to zostać sprecyzowane w regulaminie właśnie. Czyli powinny się tam znaleźć informacje o tym, jakie dane konkretnie zbieramy, kiedy tylko dane zwykłe (np. dane o dochodach), a kiedy dane „wrażliwe” (np. dane o stanie zdrowia).
Dlatego, jeżeli Państwo pytają mnie o określenie, jak powinny wyglądać druki na gruszę/karpiowe, to odpowiadam ogólnie: Zgodnie z regulaminem ZFŚS. Tak, jak to Państwo mają ustalone.
Oczywiście, poza zbieranymi danymi, na formularzach powinny się znaleźć również informacje o przetwarzaniu (tzw. klauzula informacyjna), nawet w stosunku do pracowników, bo mamy tu odmienny cel przetwarzania.
Obowiązek informacyjny
Na chwilę obecną, proponuję zapisy o następującej treści:
Informacje o przetwarzaniu danych
(informacja dotyczy Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych)
Administratorem danych osobowych jest
Zespół Szkół Muzycznych im. Janka Muzykanta
z siedzibą w Żelazowej Woli, przy ul. Katarynki 12,
e-mail: sekretariat@zsmjm.miasto.eu, tel.: 1500-100-900
W sprawach związanych z danymi osobowymi proszę kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych: inspektor@zsmjm.miasto.eu
Pani/Pana dane będą przetwarzane w celu określenia wysokości świadczeń socjalnych oraz dopłat na zgodnie z art. 8 ust. 1-2 ustawy z 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z ZFŚS uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej, a pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia)
Podanie danych jest dobrowolne, jednak jest warunkiem koniecznym do skorzystania ze świadczeń.
Pani/Pana dane będą przechowywane przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z Funduszu oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń.
Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do swoich danych osobowych i ich sprostowania.
Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych w Warszawie), jeżeli uważa Pan/Pani, że dane przetwarzane są w sposób naruszający prawo.
