Szkoły i przedszkola różnymi konkursami stoją, ale nie tylko szkoły i przedszkola. Myślę, że omówienie podstawy przetwarzania danych konkursowych może być przydatne.
W przypadku konkursów mamy kilka aspektów do rozważenia.
Po pierwsze, czy prace konkursowe będą stanowiły przedmiot prawa autorskiego? Bardzo często tak, bo prawem autorskim chronione są wszelkie przejawy twórczości o indywidualnym charakterze. Każde dzieło, nawet rysunek przedszkolaka, to dzieło chronione prawem autorskim (Ustawa z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych – Dz.U. 1994 nr 24 poz. 83). Podobnie – występ (śpiew, recytacja wierszyka). Mogą się również pojawić utwory, co do których prawa autorskie przysługują stronom trzecim (np. prawa do piosenki wykonywanej przez uczestnika konkursu muzycznego, prawa do słów recytowanego wiersza itp. )
Po drugie, czy mamy do czynienia z wizerunkiem osoby, w myśl art. 81 wspomnianego prawa autorskiego? Może to być wizerunek uczestnika konkursu, osób towarzyszących, ale także całkiem obcych osób, np. utrwalonych na zdjęciu lub filmie stanowiącym pracę konkursową.
Po trzecie, w jakim zakresie przetwarzamy inne dane osobowe uczestnika konkursu i jakie będą tu przesłanki z RODO?
Jak widać, w przypadku konkursu, większym problemem być może będzie poprawna analiza pod kątem zgodności z prawem autorskim, niż z samym RODO jako takim.
Sporo osób organizując konkurs, zaczyna myśleć o pozyskiwaniu zgód od uczestników lub ich opiekunów prawnych. Zgody na publikowanie danych uczestników (choćby na zestawieniach wyników, zgody na wykorzystanie takie czy inne prac konkursowych itp. Ja jednak nie jestem zwolennikiem zgód (czemu dałem wyraz w artykule Nie ma zgody na zgodę). Jak zorganizować konkurs pomijając zgody, wyjaśniłem już skrótowo we wspomnianym artykule – opierając konkurs o umowę z uczestnikiem (lub opiekunem prawnym). A umową tą będzie nic innego, jak porządnie skonstruowany regulamin.
Przytoczę ponownie cytat z Kodeksu Cywilnego:
Kodeks Cywilny
Art. 384. § 1. Ustalony przez jedną ze stron wzorzec umowy, w szczególności ogólne warunki umów, wzór umowy, regulamin, wiąże drugą stronę, jeżeli został jej doręczony przed zawarciem umowy.
Wiadomo, że każdy konkurs musi mieć regulamin, opis zasad, i musi to być zaakceptowane przez uczestnika. Czemu więc nie zbudować go porządnie i nie zawrzeć w tym regulaminie wszelkich potrzebnych zasad, także zasad przetwarzania danych oraz wykorzystywania prac konkursowych albo wizerunków.
Praca konkursowa to dzieło
Jak już ustaliliśmy wyżej, praca konkursowa to dzieło i jeżeli chcemy je wykorzystywać, zwłaszcza poza konkursem, to powinna być nawiązana odpowiednia umowa określająca czas i pola eksploatacji. A więc zawrzyjmy w regulaminie dokładny opis, co się będzie działo. Czyli na przykład: Praca konkursowa może być przez 5 lat wykorzystywana przez Organizatora do celów promocji i reklamy działalności organizatora, w mediach drukowanych, telewizji i internecie.
Jeżeli praca nie jest (lub może nie być) w całości twórczością uczestnika (np. dostarczany na konkurs film może zawierać muzykę chronioną prawem autorskim), sytuacja się jeszcze bardziej komplikuje. Regulamin powinien zawierać zapis w rodzaju: Poprzez dostarczenie pracy na konkurs, uczestnik (opiekun prawny) oświadcza, że posiada prawa autorskie do dysponowania tym dziełem, w tym prawa do utworów wykorzystanych przy tworzeniu pracy konkursowej.
Oczywiście należy pamiętać, że prawo autorskie daje sporo swobody szkole/przedszkolu i często chronione prawem autorskim utwory osób trzecich mogą być wykorzystane w czasie konkursu w szkole, ale już niekoniecznie poza nimi. Występ ucznia w szkolnej auli to sytuacja inna niż publikacja nagrania tego występu na YouTube. Dlatego regulamin powinien uwzględniać konkretne, a nie nadmiarowe pola eksploatacji. Jeżeli chcemy wykorzystać pracę tylko w ramach działalności szkolnej, nie musimy ograniczać tak bardzo uczestników, jak w przypadku prac do późniejszego wykorzystania poza szkołą.
Ochrona wizerunku
Art. 81. (prawo autorskie)
1. Rozpowszechnianie wizerunku wymaga zezwolenia osoby na nim
przedstawionej. W braku wyraźnego zastrzeżenia zezwolenie nie jest wymagane, jeżeli osoba ta otrzymała umówioną zapłatę za pozowanie.2. Zezwolenia nie wymaga rozpowszechnianie wizerunku:
1) osoby powszechnie znanej, jeżeli wizerunek wykonano w związku
z pełnieniem przez nią funkcji publicznych, w szczególności politycznych,
społecznych, zawodowych;
2) osoby stanowiącej jedynie szczegół całości takiej jak zgromadzenie,
krajobraz, publiczna impreza
Z wizerunkiem mamy do czynienia najczęściej podczas relacji z konkursu. Wiele nagrań filmowych lub zdjęć można oprzeć o zapis o osobie stanowiącej jedynie szczegół całości. Ale należy z tym bardzo ostrożnie postępować. Usunięcie takiej osoby ze zdjęcia/filmu nie powinno zaburzać sensu zdjęcia/filmu. Dlatego szczegółem całości będzie ktoś stojący wśród licznej publiczności, ale już nie jeden z zawodników drużyny piłkarskiej czy np. jeden z laureatów. Oni są celem zdjęcia lub filmu, a nie szczegółem całości. Fałszywe są krążące w Internecie stwierdzenia, że więcej niż 7 osób nie podlega ochronie. Albo więcej niż 3 osoby – nie podlega ochronie.
Warto więc zamieścić w regulaminie zapisy regulujące i tę sprawę i informujące o tym, w jaki sposób konkurs będzie nagrywany, fotografowany i gdzie trafią te nagrania i zdjęcia.
Wizerunek może znaleźć się także w pracach konkursowych i należy pamiętać, że zdjęcie konkretnej osoby, to zdjęcie chronione prawem autorskim twórcy dzieła, czyli fotografa oraz ochroniony jest wizerunek osoby na niej przedstawionej. Jeżeli więc organizujemy konkurs np. Moja rodzina w obiektywie, należy uwzględnić także prawa osób fotografowanych.
W jednej z kart zgłoszenia do konkursu organizowanego przez UODO (Urząd Ochrony Danych Osobowych) znalazłem taki zapis:
Oświadczam, że zgłoszona praca i załączniki nie zagrażają i nie naruszają praw osób trzecich, w szczególności nie naruszają ich majątkowych i osobistych praw autorskich, oraz że posiadam zgodę osób, których wizerunki utrwalono w pracach na wykorzystanie tych wizerunków w celu udziału w ww. konkursie oraz wykorzystanie, w tym rozpowszechnianie przez Organizatora konkursu w celach określonych w Regulaminie. Za wszelkie roszczenia osób trzecich, które wynikają z tytułu naruszenia ich praw odpowiada uczestnik konkursu. (źródło: Regulamin konkursu dla placówek 2018, UODO)
Inne dane – RODO
Jeżeli chodzi o przetwarzanie innych danych – takich jak choćby imię i nazwisko autora pracy, a także publikowanie ich w mediach, również należało by zapisać w regulaminie te informacje. Przykładowo: Imię, nazwisko, wiek oraz macierzysta szkoła uczestników, którzy zajmą miejsca o 5 do 1, zostaną opublikowane na stronie internetowej szkoły, a także w lokalnej prasie.
Po zapisaniu tego w regulaminie, podstawą przetwarzania z RODO będzie Artykuł 6 pkt. 1 lit. b, czyli przetwarzanie w związku z umową.
Jednocześnie nie należy zapominać o zapisanym w RODO obowiązku informacyjnym (tzw. klauzuli informacyjnej), która również może być po prostu wkomponowana w regulamin (wszak potencjalny uczestnik otrzymuje regulamin przed podaniem danych). Część informacji przecież i tak się znajdzie w regulaminie (kto jest administratorem, czyli w tym przypadku Organizatorem; jaki jest cel przetwarzania, jaka podstawa prawna). Można więc dopisać brakujące punkty z klauzuli informacyjnej i w ten sposób w jednym dokumencie zawrzeć wszystkie potrzebne informacje.
A może jednak zgoda?
Moja opinia, żeby regulamin traktować jako umowę (przesłanka przetwarzania: art. 6.1.b) opiera się na tym, że wycofanie się z konkursu uczestnika w połowie lub po wręczeniu nagród, może być kłopotliwe i administrator może chcieć się przed tym zabezpieczyć. Jednak wiele konkursów jest organizowanych w oparciu o zgodę, choćby wspomniany przeze mnie konkurs organizowany przez UODO (źródło: Regulamin konkursu dla placówek 2018, UODO).
O zgodzie wspomina też p. Sylwia Czub w swoim artykule: Czy zgodnie z RODO potrzebna jest zgoda na przetwarzanie danych uczestnika konkursu? Tak więc podejście oparte o zgodę również ma swoje uzasadnienie.
Niezależnie od wszystkiego, właściwy regulamin to podstawa. Niezależnie czy potraktuje się go jako umowę czy też jego akceptacja będzie wyrazem zgody na przetwarzanie danych zgodnie z tym, co w regulaminie zostało opisane.
