Najprostszą metodą zabezpieczania plików z pakietów biurowych, jest nadawanie im haseł szyfrujących.
Taki zaszyfrowany plik nadal zawiera dane, ale dostanie się do nich jest już o wiele trudniejsze i można ewentualnie zaryzykować ich wysyłkę e-mailem.
Dlatego właśnie taka metoda zabezpieczania pojawia się jako pierwsza, czasami odruchowo stosowana nawet przez osoby nie związane z bezpieczeństwem danych komputerowych. Spróbuję ją więc omówić na przykładzie płatnego pakietu biurowego Microsoft Office 2016 oraz bezpłatnego LibreOffice.
Szyfrowanie w Wordzie i Excelu
Jeżeli chcemy zaszyfrować tajny dokument w Wordzie lub Excelu pochodzącym z pakiety Microsoft Office 2016, należy najpierw wejść w zakładkę PLIK, a następnie w sekcję INFORMACJE, tak jak na ilustracji poniżej.
Następnie należy wybrać przycisk CHROŃ DOKUMENT (w przypadku Worda) lub CHROŃ SKOROSZYT (w przypadku Excela). pod tym przyciskiem skrywa się menu, w którym można znaleźć pozycję SZYFRUJ PRZY UŻYCIU HASŁA.
Po jej wybraniu, pojawi się okienko z prośbą o wprowadzenie hasła zabezpieczającego. Należy pamiętać, o czym zresztą ostrzega komunikat w dolnej części okienka, że dokument zabezpieczony hasłem, jest praktycznie nie do złamania (taka jest idea tego zabezpieczenia) i zapomnienie hasła skutkuje brakiem dostępu do pliku.
Napisałem praktycznie nie do złamania, bowiem wszystko zależy od siły i jakości hasła. Dokument biurowy nie jest chroniony, tak jak PIN z karty kredytowej, który po 3 nieudanych próbach powoduje blokadę karty. Hasło można zgadywać w nieskończoność, albo wręcz uruchomić program łamiący zabezpieczenia. Dlatego tak ważne jest, aby hasło spełniało firmowe wytyczne co do jakości ustalanych haseł.
Wpisane hasło należy oczywiście powtórzyć, dla sprawdzenia, czy nie wkradła się jakaś literówka.
I proces został zakończony. Obok przycisku CHOŃ DOKUMENT pojawia się informacja o zabezpieczeniu dokumentu.
Teraz wystarczy zapisać plik na dysku, zwyczajnie, poprzez Plik -> Zapisz, albo skrót klawiaturowy Ctrl+S. Od tej chwili dane są zabezpieczone, a każdorazowe otwarcie pliku powoduje pojawienie się prośby o wprowadzenie hasła.
Oczywiście, o ile zostały zapisane w formacie Worda (docx) albo Excela (xlsx). Spotkałem się bowiem z użytkownikami zapisującymi w ten sposób dokumenty innego rodzaju, np. RTF. Wtedy hasło nie zostanie użyte do szyfrowania. Warto więc każdorazowo sprawdzić, czy dokument na pewno został zaszyfrowany.
Należy też pamiętać, że takie zabezpieczenie nie chroni przed skasowaniem dokumentu, więc jest to ochrona w zakresie poufności i integralności, a nie dostępności.
Szyfrowanie we Writerze i Calcu
Pakiet biurowy Microsoft Office jest niewątpliwie najpopularniejszym rozwiązaniem na rynku, a już na pewno wśród szkół, które mogą nabyć licencję już w cenie 300zł za stanowisko. Czasami jednak, zwłaszcza w przypadku klientów biznesowych dla których ta cena rośnie do ponad 1000zł, sięgamy także po darmowy pakiet OpenOffice/LibreOffice, którego Writer i Calc stanowią darmową alternatywę dla Worda i Excela w niektórych prostszych zastosowaniach.
Te programy potrafią również szyfrować tworzone dokumenty. Procedura jest tu nieco inna, opcję szyfrowania włącza się w okienku zapisu pliku (Plik -> Zapisz jako), tak jak to pokazano na ilustracji niżej.
Wystarczy teraz nadać nazwę i zapisać plik, a pojawi się okno z pytaniem o hasło oraz jego potwierdzenie. Komunikat znów ostrzega, że zapomnienie hasła uniemożliwi odczyt zawartości pliku.
Podobnie jak w przypadku Worda i Excela, należy pamiętać, żeby zapis odbywał się do plików ODT (Writer) i ODS (Calc).
Choć tu pojawia się przyjemna niespodzianka, LibreOffice obsługuje również szyfrowanie przy zapisie w formatach DOCX czy XLSX, więc można przygotować zabezpieczony i zaszyfrowany plik do wysłania dla odbiorcy, który używa Microsoft Office.
Zła wiadomość jest taka, że można tu zastosować hasło maksymalnie na 15 znaków. Trzeba na to uważać, bo wpisując dłuższe, można nie zauważyć, że Writer obetnie końcówkę hasła i później w Wordzie wydaje się, że żadne hasło nie działa, bo Word pozwala wpisać dłuższe hasło i nie obcina końcówki hasła.
